Implementing Governance as a Language Within Your Company

“Kekacauan SaaS” Menggerogoti Kos dan Keselamatan PKS

Banyak PKS mengalami pertumbuhan alat SaaS yang tidak teratur. Ini menyebabkan masalah berganda: lebihan kos dan peningkatan risiko keselamatan. Masalah ini lebih serius bagi syarikat yang tidak mempunyai jabatan sistem maklumat khusus. Artikel ini menerangkan rangka kerja praktikal untuk pengurusan atasan dan ketua pasukan bekerjasama dalam “membuat ketara” dan mengoptimumkan persekitaran SaaS.

Semakan Semula Persekitaran SaaS Bermula dengan 3 Tindakan Ini

Langkah kecil yang boleh dilaksanakan segera lebih penting daripada perancangan besar-besaran. Laksanakan tiga perkara berikut dalam minggu ini. Mulakan dengan temu bual ringkas dengan setiap jabatan. Keluarlah daripada keadaan tidak mengetahui sepenuhnya SaaS apa yang digunakan dalam syarikat. Memeriksa penyata perbelanjaan dan penyata kad kredit juga berkesan. Ini sahaja boleh membantu menemui langganan yang telah dilupakan.

Merangka Dasar Keselamatan yang Boleh Dilaksanakan Tanpa Jabatan Sistem Maklumat

Walaupun tanpa pakar, risiko boleh dikurangkan dengan ketara jika prinsip asas dipatuhi. Melarang penggunaan akaun peribadi untuk kerja adalah langkah pertama. Seterusnya, pelaksanaan pengesahan dua faktor adalah wajib. Menyeragamkan alat pengurusan kata laluan di seluruh syarikat dapat mengurangkan beban pengurusan. Prosedur pemadaman akaun semasa berhenti kerja juga harus ditetapkan dengan jelas terlebih dahulu.

Langkah Pertama untuk Memahami Gambaran Keseluruhan Penggunaan SaaS

Prasyarat untuk langkah keselamatan adalah “membuat ketara” status penggunaan SaaS syarikat sendiri. Alat diklasifikasikan kepada tiga peringkat berdasarkan kepentingan data yang dikendalikan. “Zon Merah” yang mengendalikan maklumat pelanggan, “Zon Kuning” untuk maklumat dalaman, dan “Zon Hijau” hanya untuk maklumat awam. Klasifikasi ini menjadi asas untuk menentukan intensiti langkah keselamatan dan peruntukan kos.

Kaedah Inventori SaaS sebagai Kunci Pengoptimuman Kos

Mencari alat yang “dicaj tetapi tidak digunakan” adalah jalan pintas untuk pengurangan kos. Buat helaian inventori ringkas. Rekodkan nama alat, kos bulanan, bilangan lesen kontrak, dan bilangan pengguna sebenar. Mengesahkan tarikh penggunaan terakhir akan mendedahkan akaun tidak aktif. Tugas ini juga akan mendedahkan alat yang mempunyai fungsi bertindih.

Kriteria Mudah untuk Menentukan Kesinambungan, Penyatuan atau Penamatan

Tentukan nasib setiap alat berdasarkan data inventori. Alat dengan kadar penggunaan melebihi 70% adalah calon utama untuk diteruskan. Tahap impak terhadap operasi dan kesukaran mencari ganti juga merupakan faktor penilaian penting. Untuk alat dengan kadar penggunaan sekitar 50% dan mempunyai alat serupa, pertimbangkan penyatuan. Alat dengan kadar penggunaan di bawah 50% dan mempunyai alternatif adalah calon untuk ditamatkan.

Kaedah Penilaian ROI Pelaburan IT yang Perlu Diketahui Pengurusan

Terdapat formula pengiraan mudah untuk menilai kesan pelaburan IT secara kuantitatif. Jumlahkan kos yang berjaya dikurangkan dan jualan yang meningkat. Tolak jumlah pelaburan daripadanya, dan bahagikan dengan jumlah pelaburan untuk mengira ROI. Kos pengurangan termasuk kos sumber manusia untuk masa kerja yang dipendekkan dan kos subkontraktor yang dikurangkan. Peningkatan jualan mengkuantifikasikan peluang jualan baharu yang terhasil daripada peningkatan kecekapan.

Kaedah Menilai Kesan yang Tidak Boleh Dikuantifikasikan

Kesan pelaburan IT tidak boleh diukur dengan nombor sahaja. Peningkatan kepuasan pekerja dan peningkatan kualiti perkhidmatan pelanggan juga merupakan hasil penting. Ini dinilai secara kualitatif seperti penilaian 5 peringkat. Perkara yang sama berlaku untuk peningkatan daya saing dan pengurangan risiko keselamatan. Pertimbangkan penilaian kuantitatif dan kualitatif secara menyeluruh untuk meningkatkan kualiti keputusan pelaburan.

Corak Kegagalan yang Perlu Dielakkan dalam Projek Pengoptimuman SaaS

Mengejar kesempurnaan dari awal akan menggagalkan projek. Permulaan dengan tujuan tidak jelas seperti “digitalisasi sementara” juga berbahaya. Corak di mana pengurusan atasan membuat keputusan secara unilateral dan tidak mendapat kerjasama pasukan juga dilihat di banyak syarikat. Untuk mengelakkan kegagalan ini, kunci utamanya adalah bermula secara kecil-kecilan dan merasai hasilnya. Berbahaya untuk cuba melaksanakannya di seluruh syarikat sekaligus.

Kitaran Penambahbaikan Berterusan untuk Kejayaan

Pengoptimuman persekitaran SaaS bukanlah tugas sekali sahaja. Rahsia kejayaan adalah menjalankan kitaran semakan berkala setiap 3 bulan. Mulakan dengan siasatan semula status penggunaan. Ukur keberkesanan kos, sahkan status keselamatan. Kenal pasti isu baharu yang timbul, laksanakan langkah penambahbaikan. Bina mekanisme untuk menjalankan kitaran perancangan→pelaksanaan→penilaian→penambahbaikan ini secara berterusan.

Membuat Ketara Kos SaaS Syarikat Anda dalam Minggu Depan

Amalan lebih penting daripada teori. Mulakan dengan memeriksa data pembayaran balik perbelanjaan. Kenal pasti 3 alat SaaS yang paling mahal dalam syarikat. Semak status penggunaan dan keperluannya bersama dengan orang yang bertanggungjawab. Tindakan kecil ini akan menjadi langkah pertama untuk menghentikan penyebaran SaaS yang tidak teratur. Pengurangan kos dan pengukuhan keselamatan boleh bermula hari ini.